DOCUMENTOS QUE DEBEN PROTOCOLIZARSE

Según lo preceptuado por el artículo 56 del Decreto Ley 960/70: "La protocolización consiste en incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presenta al notario con los mismos fines".

Por la protocolización no adquiere el documento protocolizado mayor fuerza o firmeza de la que originalmente tenga.

Como ejemplo citamos:
1. El acta de matrimonio civil.
2. El testamento cerrado, una vez que sea abierto.
3. El testamento privilegiado.
4. El proceso de sucesión en una notaría del lugar donde se tramitó.
5. El proceso de liquidación judicial de la sociedad conyugal por causa distinta de la muerte.
6. Los certificados de cancelación.
7. Los exhortos de cancelación.

CERTIFICADOS DE ESCRITURAS

DE LOS CERTIFICADOS

Los extractos de las escrituras de constitución, reforma, disolución o liquidación de sociedades, pertenecen a la categoría de los certificados especiales y concretos que consten en el protocolo, que debe expedir el notario y que van a tener fuerza probatoria de instrumentos públicos, pero en los casos expresamente autorizados por la ley.

Los notarios podrán certificar también sobre aspectos concretos de determinado instrumento o de un documento protocolizado, tales como el hecho de haberse formalizado una compraventa con indicación del precio pactado o de haberse constituido un gravamen. Dichas certificaciones tendrán el mérito señalado en la ley.

"Los certificados de cancelación de hipotecas o condiciones resolutorias se expedirán con destino al Registrador correspondiente y al notario que custodia el original a que se refiere la cancelación cuando no sea el mismo ante quien se otorgó el instrumento que contenga el acto de cuya cancelación se trate". (art. 91 Decreto 960/70).

La expedición de los certificados se darán cuando se cancele, modifique o revoquen los actos contenidos en una escritura cuyo original no se encuentre en esa misma notaría. Lo anterior, con miras a que en la notaría donde reposa el original se deje la correspondiente nota de referencia de tal situación.

CORRECCION DE ERRORES

CORRECCIÓN DE ERRORES. RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURAS

Por más cuidado que se tenga en el proceso de escrituración, se pueden cometer errores y la ley ha establecido normas para la corrección con la idea de garantizar la integridad del instrumento y evitar que puedan hacerse cambios a espaldas de los otorgantes, después de firmada por los comparecientes y autorizadas por el Notario.

La ley precisa la solución del problema basados en el momento en que se advierte el error, así:

El error se advierte antes de ser firmada la escritura: Se corregirán subrayando y encerrando entre paréntesis las palabras o frases que deban suprimirse o insertando en el sitio pertinente y entre líneas las que deban agregarse y salvando al final lo corregido, reproduciéndolo entre comillas e indicando si vale o no vale lo suprimido o agregado. También podrá hacerse enmendando lo escrito o borrándolo y sustituyéndolo y así se indicará en la salvedad que se haga.

El error se advierte después de firmada, pero antes de ser autorizada por el notario: Se pueden hacer las correcciones en todas las formas indicadas, pero aquí todas las partes deberán volver a firmar, de modo que las salvedades queden amparadas por todas las firmas.

El error se advierte después de firmada y autorizada la escritura: Deberá la corrección consignarse en instrumento separado con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido, debiéndose tomar nota en éste de la escritura de corrección.

El artículo 103 establece que: "Sin embargo, los errores puramente aritméticos podrán ser corregidos en cualquier tiempo si los factores que lo determinan se hallaren claramente establecidos en el propio instrumento. La cifra aritméticamente verdadera se pondrá en sustitución de la errónea, de la manera y por los trámites indicados en el artículo 101". (lo dicho anteriormente).

Se establece además que los errores en la nomenclatura, denominación o descripción de un inmueble o en la cita de su cédula o registro catastral, en los nombres o apellidos de alguno de los otorgantes, podrán corregirse mediante el otorgamiento de escritura aclaratoria suscrita por el actual titular del derecho.

De igual manera se procederá a corregir el error en la cita de los títulos antecedentes y sus inscripciones en el Registro, si fuere posible establecerlo con precisión mediante certificado actual del Registrador y éste se protocoliza. (art. 104).

RECONSTRUCCIÓN DE ESCRITURAS: Al perderse o destruirse, total o parcialmente, una escritura puede ser reconstruida con base en su copia auténtica, de preferencia con base en alguna que repose en un archivo oficial; entonces el notario la reproducirá tomándola de aquella copia en forma auténtica y se colocará la copia tomada por él en el sitio correspondiente del protocolo, indicando en escrito bajo su firma, que ella reemplaza el original.

Si la pérdida o destrucción fuere de un tomo completo del protocolo, se procederá de igual forma, pero se elaborará un acta en que se relacionen todas las escrituras reconstruidas, según el libro de relación. Esta acta encabezará el tomo reconstruido

CANCELACIÓN DE UNA ESCRITURA

CANCELACIONES

Art. 45: "La cancelación de una escritura, puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos de ley."

DECLARACIÓN PRIVADA DE LOS INTERESADOS: Quien o quienes hayan otorgado una escritura pública pueden, por su propia voluntad, declararla sin valor, es decir, cancelarla, manifestando en otra escritura pública que aquella ha cesado en sus efectos, en todo o en parte.

Esta forma de cancelación tiene plena eficacia, siempre que la retractación o revocación no esté expresamente prohibida por la ley.

DECISIÓN JUDICIAL: Como consecuencia de un proceso judicial, el juez la decreta y mediante exhorto se comunica al notario que conserva en su protocolo el original de la escritura que se cancelará. Dicho exhorto contendrá la transcripción textual de la parte resolutiva pertinente de la providencia; el cual deberá ser protocolizado con la misma notaría por el interesado, o a quien favorezca la cancelación.

Como ejemplo tenemos la revocatoria de poderes generales o especiales que deben otorgarse por escritura pública. El mandato termina por la revocación del mandante, ya sea en forma total o parcial, lo cual puede hacerlo cancelando la escritura pública contentiva de éste.

También tenemos la cancelación de hipoteca, o de la escritura en que ella se constituyó. La hipoteca es un derecho real accesorio, (el derecho principal es uno de crédito) y corre la misma suerte del principal. De ahí que la legislación civil establece que la hipoteca se extingue junto con la obligación principal.

Sucede que, aunque jurídicamente la hipoteca ya no exista por haberse extinguido la obligación principal, formalmente subsiste porque su inscripción en el registro aún no ha sido cancelada. De ahí que se hace necesario entonces, que por escritura pública se efectúe la cancelación de dicha hipoteca y se produzca la inscripción ante la oficina de registro de Instrumentos Públicos respectiva.

La cancelación de gravámenes o limitaciones o condiciones que aparezcan en una escritura pública, se hará por el titular del derecho, en otra escritura.

Cuando se trate de cancelación de hipoteca, bastará la declaración del acreedor de ser él el actual titular del crédito. (art. 49 y 50).

Art. 52. "En todo caso de cancelación el notario pondrá en el original de la escritura cancelada una nota que exprese el hecho, con indicación del número y fecha del instrumento por medio del cual se ha consignado la cancelación o del que contiene la protocolización de la orden judicial o del certificado de otro notario, caso de que la cancelación no se haga ante el mismo que custodia el original..."

ACTOS QUE SE ELEVAN A ESCRITURA PUBLICA

LOS PRINCIPALES ACTOS Y CONTRATOS QUE SEGÚN LA LEY COLOMBIANA, DEBEN SER ELEVADOS A ESCRITURA PÚBLICA

1. Todo acto o contrato que implique constitución, declaración, aclaración, adjudicación, modificación, limitación, desmembración, gravamen real, medida cautelar, traslación o extinción del derecho de dominio o de cualquier otro derecho real, principal o accesorio sobre inmuebles.
2. El testamento cerrado. (art. 1078 C.C.)
3. El testamento abierto. (art. 1070 C.C.)
4. La legitimación de hijos (2ª hipótesis del art. 239 C.C.)
5. El reconocimiento de hijo extramatrimonial (art. 1º Ley 75/68).
6. El inventario de los bienes del pupilo. (art. 471 C.C.)
7. La constitución de fideicomisos. (art. 796 C.C.)
8. Las donaciones revocables (art. 1195 C.C.)
9. La cesión de derechos hereditarios (art. 1857 C.C.)
10. El contrato de renta vitalicia (art. 2292 C.C.)
11. La donación por causa de matrimonio (art. 1843 C.C.)
12. Las capitulaciones matrimoniales (art. 1772 C.C.)
13. La partición voluntaria de bienes inmuebles (art. 56 ley 153 de 1887).
14. El régimen propiedad horizontal (Ley 675/01)
15. Los que afecten el dominio o que tengan por objeto constituir derechos reales sobre naves mayores y aeronaves (art. 1427 y 1570 C. de Co.)
16. La corrección de escrituras públicas (Art. 102 y 103 Decreto-ley 960/70)
17. La constitución de sociedades comerciales (art. 110 C. de Co.)
18. Las reformas del contrato de sociedad (art. 158 C. de Co.)
19. La fusión, absorción de sociedades comerciales (art. 177 C. de Co.)
20. La liquidación de sociedades comerciales (art. 247 C. de Co.)
21. La disolución y liquidación voluntarias de la sociedad conyugal (Ley 1ª de 1976).
22. Los poderes generales para toda clase de procesos judiciales y los especiales, pero para varios procesos señalados (Art. 65 C. de P. C.)